Comment se faire accompagner pour les formalités administratives lors d'un déménagement d'entreprise ?

Au sommaire : 

• Pourquoi déclarer le déménagement administratif de son entreprise ?
• Quels sont les différents types de déménagement ?
• Comment déclarer le changement d'adresse ?
• Quelles sont les différentes formalités administratives lors d'un déménagement d'entreprise ?
• Quel est le coût d'un transfert d'entreprise ?

Pourquoi déclarer le déménagement administratif de son entreprise ?

La déclaration du déménagement administratif d'une entreprise est une obligation légale. Toute entreprise est tenue de déclarer son nouveau lieu d'activité afin de mettre à jour ses informations auprès des organismes officiels tels que l'URSSAF, le service des impôts (SIE), le greffe du tribunal, l'INSEE, et d'autres administrations.

Les étapes clés pour changer l'adresse de votre entreprise :

• Justifier de la nouvelle adresse une fois que vous avez trouvé votre nouveau local ou bureau.
• Déposer la formalité de changement pour obtenir un nouveau numéro SIRET et un extrait Kbis à jour.
• Informer votre assurance et vos fournisseurs de ce changement.
• Mettre à jour vos supports de communication : modifiez l'adresse sur votre site web, vos documents commerciaux et publicitaires.

Quels sont les différents types de déménagement 

Qu'il s'agisse du transfert de siège social ou du déménagement d'un établissement principal, secondaire ou complémentaire, une entreprise peut disposer de plusieurs adresses, qu’elles soient administratives ou d’exploitation. Si l’établissement est mentionné dans les statuts, une déclaration modificative est nécessaire.

Quelle différence entre siège social, établissement principal, secondaire et complémentaire ? 

• Le siège social, qui constitue l’adresse administrative, fiscale et juridique de votre entreprise, doit faire l’objet d’une modification des statuts en cas de transfert.
• Les établissements principaux, secondaires et complémentaires représentent les lieux d’exploitation de l’entreprise, c’est-à-dire les locaux où l’activité est exercée. Leur déménagement nécessite une déclaration officielle.

Le siège social

Lors de la création de l'entreprise, le siège social doit être obligatoirement mentionné dans les statuts. Il figure sur l'extrait Kbis ainsi que sur l’ensemble des documents administratifs de la société.
L’adresse du siège peut correspondre à des locaux loués ou acquis par l’entreprise, au domicile du gérant sous certaines conditions, ou encore à une société de domiciliation.
Une entreprise ne peut disposer que d’un seul siège social.

Établissement principal

L'établissement principal est le lieu où s'exerce l'activité commerciale de la société, c'est-à-dire là où elle exploite son fonds de commerce, où se déroule son activité (article R.123-40 du Code de commerce). Il peut se situer à la même adresse que le siège social, mais cela n'est pas obligatoire.

L'établissement secondaire

Un établissement secondaire désigne un site permanent où une entreprise exerce également son activité. Il peut s'agir, par exemple, d'un bureau, d'un entrepôt ou d'une boutique. Cet établissement est situé dans un département différent de celui du siège social ou de l'établissement principal. S'il se trouve dans le même département, on parle alors d'établissement complémentaire.
L’inscription de l’établissement secondaire doit être effectuée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) rattaché au greffe de son département. 
Si l'établissement secondaire est mentionné dans les statuts de l'entreprise, une modification de ceux-ci est requise en cas de changement d'adresse.

L'établissement complémentaire 

Un établissement complémentaire désigne un site où l'entreprise exerce son activité. Il est implanté dans la même juridiction du greffe du tribunal de commerce que l'établissement principal ou secondaire.
Si plusieurs établissements sont situés dans cette même juridiction, chacun doit être immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Pour une entreprise individuelle dont la micro-entreprise

Une entreprise individuelle dispose d’un établissement principal mais peut également avoir un établissement secondaire et des établissements complémentaires.
L'établissement principal est le lieu où est exercée l'activité de l'entreprise. Lorsqu'un nouvel établissement est créé dans le même département, on le qualifie d’établissement complémentaire, tandis que s'il est implanté dans un autre département, il est considéré comme un établissement secondaire.

L’inscription des établissements secondaires et complémentaires doit être réalisée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) compétent, rattaché au greffe du département concerné.

Comment déclarer le changement d'adresse ?

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les entreprises doivent déclarer leur création via le guichet unique, le guichet électronique des formalités d’entreprises, un portail internet sécurisé et dématérialisé. L’INPI a été désignée par le gouvernement pour gérer ce site.
Le dépôt de formalités implique la soumission de justificatifs d’adresse (bail commercial, attestation de domiciliation, etc.).
Vous pouvez également effectuer la déclaration avec le soutien de votre Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI), qui propose un accompagnement personnalisé pour cette démarche. Une prise de rendez-vous est nécessaire.

Quels sont les avantages du Guichet unique ?

• Accéder facilement à toutes les formalités d'entreprise, quels que soient la forme juridique ou le secteur d’activité
• Suivre et administrer les formalités créées depuis des tableaux de bords
• Renseigner les informations et déposer les pièces de dossiers complémentaires demandées par les autorités compétentes : Insee, greffe, chambre de métiers et de l’artisanat, mutualité sociale agricole, services des impôts ou sécurité sociale ;
• Disposer d’une visibilité sur l'état d'avancement du traitement de la demande.

Quelles sont les différentes formalités administratives lors d'un déménagement d'entreprise ?

Les démarches administratives varient selon le type d'établissement concerné : siège social, établissement principal, secondaire ou complémentaire.

Pour le transfert de siège social (changement d'adresse du siège) 

Vous devez obligatoirement déclarer officiellement le nouveau siège social de votre société. 
Les pièces nécessaires à la déclaration de transfert :

• Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire
• Les statuts mis à jour de l’entreprise, certifiés conformes par l’organe compétent
• L’avis de transfert du siège social publié dans un journal d’annonces légales
• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (contrat de bail, acte d’acquisition, facture d’électricité, de téléphone, etc.)
• La liste des anciens sièges sociaux annexée aux statuts, si le nouveau siège est situé dans un autre département
• Une procuration si accompagnement par un mandataire (CCI, expert-comptable, avocat…)

Pour le transfert d'un établissement principal, secondaire ou complémentaire

La procédure est identique pour modifier l'adresse d'un établissement principal, secondaire ou complémentaire.
Une demande d'inscription modificative dans le mois qui suit le transfert de l'établissement doit être réalisée par le dirigeant.
Un dossier doit être déposé auprès du greffe du tribunal de commerce du ressort de l'établissement, comprenant :

• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux
• Une procuration si accompagnement par un mandataire (CCI, expert-comptable, avocat…)
• En cas de déménagement à la suite d'un rachat de fonds de commerce : l'acte d'acquisition du fonds de commerce enregistré à la recette des impôts, une copie du bail commercial et un avis de transfert au journal d'annonces légales
• Si le déménagement d'entreprise a lieu à la suite d'une location-gérance : le contrat, une copie du bail commercial et une attestation de parution dans un journal d'annonces légales
• En cas d'activité réglementée, le document justifiant l'autorisation requise ou la demande d'exercice de l'activité
• Le règlement des frais dus au greffe du tribunal de commerce (tarifs disponibles sur infogreffe)

Pour le transfert d’une entreprise individuelle (y compris la micro-entreprise)

•  Transfert d’un établissement principal
  Une pièce d’identité en cours de validité
  Un justificatif de la nouvelle adresse de moins de 3 mois au nom du déclarant
  Une procuration si accompagnement par un mandataire (CCI, expert-comptable, avocat)
  En cas de déménagement à la suite d'un rachat de fonds de commerce : l'acte d'acquisition du fonds de commerce enregistré à la recette des impôts, une copie du bail commercial et un avis de transfert au journal d'annonces légales
  Si le déménagement d'entreprise a lieu à la suite d'une location-gérance : le contrat, une copie du bail commercial et une attestation de parution dans un journal d'annonces légales
  En cas d'activité réglementée, le document justifiant l'autorisation requise ou la demande d'exercice de l'activité
  Le règlement des frais dus au greffe du tribunal de commerce (tarifs disponibles sur infogreffe)
  Le transfert d’un établissement entraîne l’attribution d’un nouveau SIRET émis par l’INSEE.

Plus d’informations sur infogreffe.

•  Transfert d’un établissement secondaire, complémentaire
  Une pièce d’identité en cours de validité
  Un justificatif de la nouvelle adresse (uniquement pour un établissement complémentaire)
  Une procuration si accompagnement par un mandataire (CCI, expert-comptable, avocat…)
  En cas de déménagement à la suite d'un rachat de fonds de commerce : l'acte d'acquisition du fonds de commerce enregistré à la recette des impôts, une copie du bail commercial et un avis de transfert au journal d'annonces légales
  Si le déménagement d'entreprise a lieu à la suite d'une location-gérance : le contrat, une copie du bail commercial et une attestation de parution dans un journal d'annonces légales
  En cas d'activité réglementée, le document justifiant l'autorisation requise ou la demande d'exercice de l'activité
  Le règlement des frais dus au greffe du tribunal de commerce (tarifs disponibles sur infogreffe)

Plus d’informations sur infogreffe.

Quel est le coût d'un transfert d'entreprise ?

Le coût d'un transfert d'entreprise varie selon la localisation et les formalités requises. 
Retrouvez toutes les informations concernant les tarifs sur infogreffe.

N'hésitez pas à contacter votre CCI pour vous faire accompagner dans vos formalités d'entreprises !

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